چرا گرفتن backup منظم از اطلاعات برای سازمان‌ها ضروری است؟

 

چرا باید همیشه backup (کپی پشتیبان) صحیح از داده های سیستم، داشته باشیم؟

همه‌ی سخت‌افزار‌های کامپیوتری، مانند هر سیستم دیگری، در معرض بروز خرابی هستند و این خرابی‌ها عمدتا قابل پیش‌بینی یا حتی پیش‌گیری نیستند. به دلایل خیلی ساده و احتمالی، مانند نوسانات و قطعی ناگهانی برق، عدم استفاده از سخت‌افزار‌های محافظ، بروز خرابی‌ در قطعات سخت‌افزار‌ها یا دستکاری سیستم توسط افراد ناآگاه و غیرمتخصص، ممکن است پایگاه داده صدمه ببیند و داده‌های و اطلاعاتمان در معرض خطر قرار گیرد.
بروز مشکل در پایگاه داده ممکن است در یک روز تعطیلی یا یک روز کاری یا زمانی که در حال تهیه‌ی گزارش‌های مالی مهمی هستیم یا حتی زمانی که با سیستم کار پیچیده‌ای انجام نمی‌دهیم، ایجاد شود و اطلاعات پایگاه‌های داده از بین رود. در این شرایط بازیابی اطلاعات ذخیره شده غیرممکن خواهد بود و بسیاری از اطلاعات ارزشمند سازمانی و تاریخچه ی آنها در دسترس نخواهد بود.

 

اما کسب و کار ما تا چه اندازه از بروز این خرابی‌ها آسیب می‌بیند؟ از دست رفتن اطلاعات چه نتایجی به همراه خواهد داشت؟

فرض کنید که کاری که در یک روز گذشته انجام دادید کاملا از دست رفته و باید دوباره انجام شود، مثلا تمام اسناد ثبت‌شده در سیستم‌های مالی در روز گذشته از بین رفته است، همین‌طور اسناد سیستم‌های فروش، پخش، انبار و… . قطعا سختی‌های زیادی پیش روی شماست، از کارهایتان عقب می‌مانید، مجبور به دوباره‌کاری هستید و کارهای امروز هم به کارهای جمع‌شده اضافه می‌شود. حالا فرض کنید اطلاعات یک هفته‌ی اخیر را از دست داده‌اید، طبیعتا سختی‌های زیادی درپیش خواهید داشت. حالا اگر این زمان یک ماه یا سه ماه باشد چه اتفاقی می‌افتد؟ در این بازه‌ی زمانی حتی محاسبات حقوق، کارکردها و… هم در کنار اطلاعات دیگر سیستم‌ها از بین رفته است و باید همه دوباره انجام شود. می‌دانید در شرایطی ممکن است کل داده‌های نرم افزار از بین برود؟ آیا می‌توانید پیادمدهای این اتفاق را تصور کنید؟
نکته‌ی مهم این است که ما چقدر برای این اتفاق‌ها آمادگی داریم؟ ممکن است به این فکر کرده باشیم که از سخت‌افزارهایی دارای افزونگی (redundancy) استفاده کنیم تا صرفا با صدمه دیدن یک بخش، مشکلی پیش نیاید. اما حتی بخش‌های دارای افزونگی نیز می‌توانند دچار مشکل شوند. ممکن است حتی برای جایگزینی سرورها و سخت‌افزارها به طور کامل هم تدبیری اندیشیده باشیم، اما آیا این کافی‌ است؟

داده‌های ما در کجای سیستم ذخیره می‌شوند؟

پاسخ این پرسش در مورد نرم‌افزارها، همیشه یک چیز است، پایگاه داده (دیتابیس).
داده‌های نرم‌افزارهای سازمانی تقریبا همیشه، در نرم افزارهای مدیریت پایگاه داده‌ها ذخیره می‌شود. این نرم‌افزارها با این هدف طراحی شده‌اند که داده‌ها را با سرعت بالا و در حجم زیاد، ذخیره کرده و در اختیار نرم‌افزارهای کاربردی قرار دهند. درنتیجه؛ محل نگهداری داده‌های ما صرف‌نظر از اینکه روی کدام کلاینت یا Workstation در شبکه شرکت کار کنیم، روی سرور پایگاه داده نرم‌افزار و در فایل‌های پایگاه داده‌ها است.

اگر اتفاقی برای پایگاه داده‌ها بیفتد، چه می‌شود؟

تمامی اطلاعات در پایگاه داده‌ها ذخیره می‌شوند، در نتیجه پاسخ به این پرسش بسیار ساده است. متاسفانه بسته به مشکل ایجاد شده، بخش یا حتی تمامی داده‌های نرم‌افزار از دست می‌روند، مگر اینکه Backup (کپی پشتیبان) صحیحی از پایگاه داده‌ها، در محلی مطمئن داشته باشیم.

 

back up چیست؟

هر نرم‌افزار مدیریت پایگاه داده، روشی برای پشتیبانی از داده ‎ها دارد، که به وسیله آن همه‌ی داده‌ها و اطلاعات در یک یا چند فایل ذخیره می‌شوند تا در صورت بروز مشکل‌ و خرابی داده‌ها، از این فایل‌ها برای بازیابی داده‌های نرم افزار استفاده شود. در واقع ما با کمک Backupها می‌توانیم زمان را به عقب برگردانیم!

 

آیا هر کپی پشتیبانی می‌تواند نجات بخش باشد؟

متاسفانه وجود Backup به تنهایی برای رفع صدمات وارد شده به دیتابیس‌ کافی نیست. لازم است یک Backup صحیح، داشته باشیم.
Backup صحیح ویژگی‌های خاص خود را دارد. در واقع برای داشتن رویه صحیح Backup گیری، نیاز به متخصصین پایگاه داده و استراتژی‌های Backup مشخص داریم، اما در این فرایند حداقل‌هایی وجود دارند که لازم است همه‌ی اعضای سازمان از آن‌ها آگاه و نسبت به آن‌ها حساس باشند.

یک backup صحیح، چیست؟

Backup، کپی پشتیبانی از داده‌ها است که «خارج از سرور اصلی پایگاه داده، نگهداری می‌شود.»

 

دلیل اینکه در این تعریف بر خارج از سرور، تاکید شده، این است که معمول‌ترین مشکلی که منجر به از دست رفتن داده‌ها می‌شود، بروز خرابی در محل نگهداری داده‌ها یا هارد دیسک‌های سرور پایگاه داده هاست. پس، اگر backup ها نیز بر روی دیسک‌های اصلی پایگاه داده ذخیره شوند؛ در صورت خرابی پایگاه داده اصلی، کپی‌های پشتیبان از داده‌ها نیز صدمه خواهند دید و Backup ماهیت اصلی خود برای حفظ اطلاعات را از دست داده و کاربردی نخواهد داشت.

اما برای اینکه یک Backup را از سرور خارج کنیم، می‌توانیم:

• داده‌ها را در شبکه بر روی سرور دیگری کپی کنیم
• روی هارد دیسک external قرار دهیم
• داخل tape ها و DVD ها رایت کنیم

توجه داشته باشید که حتی در صورتی که این کارها را انجام دهیم، باز هم یک فایل Backup می‌تواند ازبین برود و لزوما خارج کردن از سرور، به معنی محافظت کامل از آن نیست، زیرا:

• فایل تحت شبکه به دلیل قطع و وصلی‌های داخلی ممکن است صحیح کپی نشود.
• فایل روی هارد دیسک‌ها نیز ممکن است به دلیل صدمه یا خرابی هارد، دچار مشکل شود.
• یک DVD ممکن است به راحتی صدمه ببیند و دیگر قابل خواندن نباشد.

پس تنها خروج فایل Backup ها از سرور اصلی کافی نیست.

متخصصان این بخش اعتقاد دارند که تنها Backupهایی قابل استفاده و صحیح هستند که علاوه بر موارد فوق، بازیابی شدن اطلاعات در آن‌ها تست شده باشد. به عبارت دیگر حداقل یک‌بار از محل نگهداری Backup ها، داده‌ها روی یک سرور تستی، بازیابی شده باشد. درنتیجه توصیه می‌شود، اطمینان داشته باشیم حداقل سه فرآیند مشخص در سازمان برای اطمینان از درستی Backupها اجرایی شوند:

• فرآیند مناسب تهیه backup ها، مطابق نیازمندی‌های سازمانی
• فرآیند مشخص برای انتقال backup ها به خارج از سرور و در محل‌های ثانوی، شامل فرآیندی برای آرشیو کردن backup های قدیمی
• فرآیند مشخص برای تست بازیابی backup های گرفته‌شده در سرورهای تستی برای اطمینان از صحت backup ها

چگونه از رعایت این موارد در سازمانمان اطمینان پیدا کنیم؟

همیشه باید دقت داشته باشید که مسئولیت نگهداری داده‌ها، به‌شکل پیش فرض در تمامی سازمان‌ها بر عهده واحد IT و زیرساخت سازمان‌ها است. مگر اینکه قرارداد یا توافق‌نامه مشخصی، چنین تعهدی را به واحد یا شرکت دیگری سپرده باشد . معمولا هیچ شرکت نرم‌افزاری، تعهدی در قبال نگهداری داده‌ها با مشتریانش ندارد.
ممکن است واحد IT سازمان شما برنامه مشخصی برای این موارد داشته باشد، اما در هر حال بررسی کردن این موضوع، حتما ضروری است.

 

بهترین مقصد بکاپگیری کجاست؟

بهترین روش این است که حداقل سه نسخه از بکاپ ها را در سه مقصد مختلف مانند فضای ابری ،ایمیل،هارد نگهداری کنید تا در صورت بروز اشکال برای هرکدام مابقی بکاپها موجود باشد.