بکاپ (BackUp) نسخه‌ی کپی شده اطلاعات شما است که در محلی جداگانه ذخیره سازی می شود. این اطلاعات برای زمانی که به هر دلیلی اطلاعات اصلی شما صدمه ببینند و یا از بین بروند قابل استفاده است و به همین دلیل اهمیت بالایی دارد.  دلیل اهمیت محل قرار گرفتن backup چیست؟ اکثر ارائه دهنده‌های سرویس‌های بک آپ؛ اطلاعاتی در مورد محل ذخیره سازی بکاپ ها در اختیار مشتریان خود نمیگذارند.  در حالیکه مشتریان باید از محل ذخیره سازی بکاپ هایشان مطلع باشند تا درصورت بروز مشکلاتی مانند ورشکستگی شرکت و... بتوانند با خیالی آسوده اطلاعات خود را به دست آورند. همچنین بهتر است که مشتریان راهی برای دستیابی مستقیم و بی واسطه به اطلاعات خود داشته باشند. موقعیت جغرافیایی محل نگهداری بک آپ نیز اهمیت زیادی دارد. خیلی از شرکت ها، مخصوصا در صنعت‌هایی که قوانین بسیار سختی دارند و اطلاعات شخصی کاربران را ذخیره سازی می‌کنند، اجازه ذخیره سازی اطلاعات سازمان خود را در خارج از کشور ندارند.

 خیلی از سازمان ها و کسب و کارها هنوز هم از روش های سنتی و منسوخ بکاپ گیری همچون بایگانی اطلاعات در پوشه های کاغذی، رایت کردن در CD/DVD، و ذخیره اطلاعات در فلش و هارد و... برای گرفتن بکاپ اطلاعات استفاده می کنند.  با وجود اینکه این روش ها رایج هستند اما از اطمینان کامل برای حفظ اطلاعات برخوردار نیستند.  این حافظه ها به راحتی قابل سرقت،گم شدن، شکستن، ویروسی شدن و حتی سوختن هستند. پس شما باید سعی کنید در صورت امکان به حافظه های جدیدتر کوچ کنید مانند استفاده از فضاهای امن ابری. در این صورت شما می توانید از اینکه تمامی اطلاعات مهم و حیاتی شما در امنیت هستند، اطمینان حاصل کنید.

اشتباهات رایج در تهیه بکاپ:

 1- عدم اطلاع از نیازهای بازیابی.             2- استفاده از روش های قدیمی بکاپ گیری.          3- عدم رمز گذاری بکاپ ها.             4- نگه داری بکاپ ها در همان درایوهای فیزیکی که فایل های پایگاه اطلاعاتی در آن وجود دارند.               5- زمان بندی غلط بکاپ گیری.                  6- عدم داشتن یک فرایند بازیابی خوب.       7- نوشتن چندین بکاپ در فایل فیزیکی مشابه.       8- غفلت از فعالیت های کارمندان سیستم خانگی.      9- عدم آزمایش از سلامت بکاپ.

در ادامه ابتدا با ذکر مقدمه ای به توضیح مختصری از هر کدام از این اشتباهات رایج پرداخته ایم:

 همانطور که می دانیم برای تهیه فرایند نسخه پشتیبان روش های مختلفی وجود دارد که از جمله رایج ترین آنها می توان به استفاده از رسانه های فیزیکی مثل فلش، CD/DVD ، هارد و ... اشاره کرد.  استفاده از هر کدام از این رسانه ها برای ذخیره فایل های بکاپ دارای مزایا و معایبی هستند که باعث می شوند ما به اقتضای نیاز خود و با در نظر گرفتن شرایط مختلف از جمله بحث هزینه، محرمانگی اطلاعات، حجم فایل ها و ... روشی را بر گزینیم؛ بدون آنکه در نظر بگیریم که آیا روش بکار برده شده اصول فنی لازم جهت بازگردانی بکاپ ها را در بر میگیرد؟  آیا بطور منظم نسخه پشتیبان تهیه می شود؟ در صورت صدمه فیزیکی سخت افزار ها یا سرقت، وقوع حادثه یا ورود ویروس یا باج افزار ها ممکن است بکاپ های خود را از دست داده و متحمل خسارات زیادی بشوید که گاها برای جبران به هزینه و زمان زیادی نیاز است.

 متاسفانه اکثر روش های تهیه پشتیبان دارای زیر ساخت های استاندارد و یکپارچه ای نبوده و خطاهای پر هزینه و زمانبر زیادی وجود دارد که مشاغل و شرکت ها با آنها رو به رو هستند.  ما در اینجا لیستی از رایج ترین اشتباهات را تهیه کرده و پیشناهاداتی را در مورد نحوه اجتناب از آنها ارائه نموده ایم:

1.عدم اطلاع از نیازهای بازیابی: تمام نکاتی که در مورد ساخت بکاپ ها باید در نظر گرفت، توانایی بازیابی داده ها در هنگام بروز خرابی یا در زمان از دست دادن داده هاست.

2.استفاده از روش های قدیمی بکاپ گیری: اگر هنوز از روش هایی چون رایت کردن در CD/DVD، و فلش و ... برای گرفتن بکاپ استفاده می کنید توجه کنید که این حافظه ها به راحتی قابل سرقت،گم شدن، شکستن، ویروسی شدن و حتی سوختن هستند. پس شما باید سعی کنید در صورت امکان به حافظه های جدیدتر کوچ کنید مانند استفاده از فضاهای امن ابری. در این صورت شما می توانید از اینکه تمامی اطلاعات مهم و حیاتی شما در امنیت هستند، اطمینان حاصل کنید.

3.عدم رمز گذاری بکاپ ها: به طور پیش فرض داده ها در پایگاه اطلاعاتی رمز گذاری نمی شوند. شما می توانید داده های اطلاعاتی را با استفاده از کلیدهای رمزگذاری ایمن نمایید. 

4. نگه داری بکاپ ها در همان درایوهای فیزیکی که فایل های پایگاه اطلاعاتی در آن وجود دارند: معمولاً فضای پیش فرض در ساخت بکاپ ها، همان درایو و مسیر فایل های پایگاه اطلاعاتی است. بنابراین بکاپ های شما احتمالا در کنار فایل های پایگاه اطلاعاتی شما نگه داری می شوند. اگر بنا به دلایلی سرور را از دست بدهید یا اگر فایل های موجود در درایوهای شما خراب شوند، ممکن است هم داده های موجود و هم بکاپ ها را از دست بدهید. برای رفع این خطر باید بکاپ ها را به درایوها یا سرورهای دیگری منتقل نمایید یا بکاپ ها را در دیسک های فیزیکی متفاوت ایجاد کنید.

5.زمان بندی غلط بکاپ گیری: اصل بکاپ گیری باید بر اساس یک روند منظم و متناوب صورت بگیرد و بسته به نوع اطلاعات و فعالیت و ... فواصل زمانی آن مشخص می شود.

6.عدم داشتن یک فرایند بازیابی خوب: بخش عمده فرایند بکاپ گیری؛ مستلزم گنجاندن رویه های بازیابی است. شما باید یک طرح بازیابی تمرینی داشته باشید.

7.نوشتن چندین بکاپ در فایل فیزیکی مشابه:  مسئله زمانی است که چندین بکاپ در فایل فیزیکی مشابه نوشته میشوند.در صورت خرابی فایل، به دلیل نام گذاری اشتباه و... نمی توان گفت چه چیزی داخل فایل است. روش بهتر ساخت یک بکاپ به ازای هر فایل و استفاده از یک قرار داد نام گذاری ثابت می باشد. 

8.غفلت از فعالیت های کارمندان سیستم خانگی: افرادی که از سیستم های خانگی و شخصی خود جهت انجام امور استفاده می کنند، معمولا حجم زیادی از اطلاعات مهم و حیاتی را بر روی سیستم های خود ذخیره می کنند. وقتی شرکت ها اقدام به تهیه نسخه پشتیبان می کنند، گاها فراموش می کنند که از اطلاعاتی که بر روی سیستم های شخصی کارکنان ذخیره شده بکاپ بگیرند.

9.عدم آزمایش از سلامت بکاپ: تهیه نسخه پشتیبان شامل یک سری فرایندها است و تنها کپی کافی نیست. فایل Backup یک فایل فشرده است به همین دلیل پس از انجام آن حتما از سلامت فایل اطمینان حاصل نمایید. سلامت فایل از این جهت که در صورت نیاز قابل بازگردانی باشد.

یکی از تجربیات تلخ مدیران و کسب و کارها این است که نسخه بکاپ به خوبی عمل نمی کند؛ امیدواریم اطلاعات مورد نظر به شما کمک کند تا حساسیت و دقت لازم در زمینه تهیه و نگهداری بکاپ را جدی بگیرید.